Coordonateur(trice) administratif(ve) et opérations – Poste permanent à 30h/semaine, Montréal

CCxA (auparavant Claude Cormier et Associés) est une firme de design reconnue internationalement qui offre des services professionnels en architecture de paysage et en design urbain dont la pratique s’étend bien au-delà de la sphère traditionnelle en créant des ponts entre le design urbain, l’architecture et l’art public. Avec une attitude résolument optimiste face au pouvoir du design, la firme dote sa pratique d’une rigueur conceptuelle constante qui guide sa capacité d’innover, d’imaginer des solutions nouvelles, significatives et durables.

CCxA est à la recherche d’un(e) Coordonateur(trice) administratif(ve) et opérations

La mission essentielle du (de la) Coordonnateur(trice) administratif(ve) et opérations est d’assurer le bon fonctionnement administratif et opérationnel du studio au quotidien.

Acteur clé des opérations de la firme, cette personne veille à ce que les ressources, les outils, les espaces et les services nécessaires au travail de l’équipe et de la direction soient en place et fonctionnent efficacement. Elle contribue à la coordination des activités internes, à la circulation de l’information et au soutien logistique nécessaire au bon déroulement des activités de la firme.

La personne recherchée est dynamique, engagée et reconnue pour son sens de l’organisation. Rigoureuse et proactive, elle aime prendre les choses en main, gérer une diversité de dossiers et trouver des solutions concrètes aux défis du quotidien. Elle évolue avec aisance dans un environnement collaboratif et contribue, grâce à sa fiabilité et à son professionnalisme, à créer une expérience employé positive ainsi qu’un milieu de travail accueillant, structuré et efficace.

Description des missions :

Opérations du studio

• Accueil téléphonique, courrier, courriel et physique (clients, livraisons, etc.)
• Effectuer l’inventaire régulier, le suivi et l’approvisionnement en fournitures de bureau et en produits de consommation courante du studio
• Être le point d’entrée pour l’achat, l’installation et l’entretien du matériel et des équipements (téléphones, photocopieur, électroménager, parc informatique en lien avec notre prestataire IT)
• Veiller à la bonne organisation, au bon fonctionnement et à la qualité des espaces du bureau
• Gérer les licences informatiques (attribution, renouvellement)
• Assurer la gestion et la mise à jour de la bibliothèque et des ressources documentaires du studio
• Assurer un suivi proactif des besoins liés aux espaces, aux outils et aux ressources de travail

Soutien administratif

• Assurer le suivi et la compilation des rapports de dépenses des membres de l’équipe
• Effectuer certains suivis administratifs liés aux achats et aux fournisseurs
• Participer à la préparation, au classement et à l’organisation des factures d’achat et de vente
• Assurer le suivi de divers dossiers administratifs auprès de certains fournisseurs, partenaires et organismes externes (CSLA, AAPQ, OALA etc)
• Contribuer à la tenue à jour des CV, de certaines données du website et d’autres éléments utilisés pour la communication (liste des publications etc)

Coordination interne

• Organiser et coordonner les déplacements professionnels des membres de l’équipe
• Assurer la gestion et la coordination de l’agenda général du bureau
• Organiser et coordonner les événements internes du studio (anniversaires, pecha kucha, lunch & learn, activités d’équipe, rencontres spéciales, etc.)
• Assurer le soutien logistique nécessaire à l’organisation d’événements externes impliquant la firme
• Coordonner l’accueil et l’intégration des nouveaux employés (onboarding), incluant les aspects administratifs, logistiques et technologiques liés à leur arrivée

Projets organisationnels et amélioration continue

• Être à l’écoute des besoins quotidiens de l’équipe et contribuer à éliminer les irritants opérationnels
• Identifier les occasions et contribuer à l’amélioration continue de certains outils ou processus de la firme
• Participer à l’organisation, à la mise à jour et à l’amélioration des systèmes de classement et de gestion documentaire
• Effectuer toute autre tâche connexe et participer à des projets ponctuels selon les besoins de la firme

Compétences recherchées :

• Expérience en services professionnels, idéalement en design, architecture ou architecture de paysage
• Esprit collaboratif et attitude positive
• Aptitude à anticiper les besoins et à prendre des initiatives
• Capacité à travailler en autonomie
• Capacité à évoluer avec aisance dans un environnement créatif et en constante évolution (processus de design itératif)
• Excellent sens de l’organisation, de la gestion des priorités et grand souci du détail
• Capacité à gérer efficacement plusieurs dossiers et échéances en parallèle
• Habiletés relationnelles et sens du service
• Maîtrise de l’anglais et du français
• Bonne maîtrise de l’environnement Microsoft et aisance avec les outils numériques
• Connaissance de la suite Adobe, un atout
• Connaissance de Notion, un atout
• Connaissances en traitement et retouches d’images, un atout

Conditions de travail :

• Un environnement de travail dynamique et hautement créatif
• Un salaire concurrentiel
• Toutes les heures supplémentaires payées ou converties en jours de repos
• Un bonus annuel, selon les bénéfices annuels de la firme
• Un régime de participation différée aux bénéfices (RPDB), après 2 ans d’ancienneté
• Une assurance collective privée
• Une cotisation Bien-être
• 30h/semaine, du lundi au vendredi
• Des vacances basées sur les années d’ancienneté au sein de la firme
• Banque de 6 jours de congés maladie
• Un budget de formation, basé sur les années d’ancienneté au sein de la firme

Envoyer votre candidature (CV + lettre de présentation) par courriel à : info@ccxa.ca
La date limite pour déposer votre candidature est le 7 juillet 2026

Nous remercions toutes les personnes qui soumettront leur candidature, mais seul(e)s les candidat(e)s retenu(e)s seront contacté(e)s.